Privacyverklaring

Versie 1.1, 19 oktober 2026

Wie is verantwoordelijk

Polat Verzekeringen & Hypotheken, Dedemsvaartweg 472, 2545 AN Den Haag, KvK 81964404, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Vragen over privacy stelt u via info@polatverzekeringen.nl of telefonisch op 070 569 04 00.

Welke gegevens Polat verwerkt

Als u contact opneemt of een afspraak aanvraagt:

• uw naam, telefoonnummer en e-mailadres;
• waar uw vraag over gaat en wat u zelf in uw bericht schrijft.

Als u klant wordt, daarnaast wat nodig is voor het advies en de aanvraag, bijvoorbeeld:

• adres, geboortedatum, gezinssituatie en contactgegevens;
• gegevens over uw werk, inkomen, vermogen, schulden en woning;
• gegevens over uw lopende verzekeringen en eerdere schades;
• uw burgerservicenummer en een kopie van uw identiteitsbewijs, als een bank of verzekeraar daarom vraagt;
• bij schade: wat er gebeurd is, foto's en de gegevens van andere betrokkenen.

Gevoelige gegevens

Voor sommige verzekeringen, zoals een arbeidsongeschiktheids- of overlijdensrisicoverzekering, vraagt de verzekeraar naar uw gezondheid. Die vragen beantwoordt u meestal rechtstreeks aan de medisch adviseur van de verzekeraar. Bij de aanvraag van een verzekering vraagt de verzekeraar soms ook naar een strafrechtelijk verleden. Polat verwerkt zulke gegevens alleen als dat voor uw aanvraag nodig is en de wet het toestaat.

Stuur via het formulier of de mail op deze site geen burgerservicenummer, medische gegevens of kopie van uw identiteitsbewijs. Als die nodig zijn, spreekt Polat met u af hoe u ze veilig aanlevert.

Waarvoor en op welke grond

• Uw vraag beantwoorden en een afspraak maken: omdat u daar zelf om vraagt (voorbereiding van een overeenkomst).
• Advies geven, verzekeringen en hypotheken aanvragen en beheren, en u helpen bij schade: om de overeenkomst met u uit te voeren.
• Uw klantdossier bewaren en de financiële administratie bijhouden: omdat de wet dat vraagt, onder meer de Wet op het financieel toezicht en de belastingwetgeving.
• U op de hoogte houden van veranderingen die uw verzekeringen of hypotheek raken: vanuit het gerechtvaardigd belang van een goede nazorg. U kunt daar altijd bezwaar tegen maken.

Polat verkoopt uw gegevens niet en gebruikt ze niet voor reclame van anderen.

U bent niet verplicht gegevens te geven. Maar zonder de gegevens die een bank of verzekeraar vraagt, kan Polat geen advies geven en geen aanvraag indienen. Het kantoor neemt geen besluiten over u die alleen door een computer worden genomen, en maakt geen profielen van u.

Met wie Polat uw gegevens deelt

Alleen als het nodig is voor uw advies, uw aanvraag of uw schade:

• verzekeraars en geldverstrekkers bij wie u een verzekering of hypotheek aanvraagt of heeft;
• bij een hypotheek ook de notaris, de taxateur en, als u met NHG leent, de Stichting Waarborgfonds Eigen Woningen;
• bij schade ook een expert of hersteller die de verzekeraar inschakelt;
• instanties waaraan Polat volgens de wet gegevens moet geven, zoals de toezichthouder.

Een geldverstrekker kijkt bij een aanvraag ook in het register van het BKR. Dat doet de geldverstrekker zelf, onder zijn eigen privacyverklaring.

Daarnaast werkt Polat met dienstverleners die gegevens alleen in opdracht van het kantoor verwerken, zoals de hosting van deze website, de dienst die de berichten van het contactformulier per mail bezorgt (Brevo) en de software voor de klantadministratie. Met hen zijn afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding. De website en de mailbezorging draaien op servers in de Europese Unie.

Stuurt u een WhatsApp-bericht, dan gaat dat via WhatsApp, onderdeel van Meta. Voor dat bericht gelden ook de voorwaarden van WhatsApp. Liever niet? Bel of mail dan.

Hoe lang Polat uw gegevens bewaart

• Een aanvraag of vraag die niet tot een klantrelatie leidt: maximaal twaalf maanden.
• Uw klantdossier: zolang u klant bent, en daarna zo lang als nodig is om aan wettelijke plichten te voldoen of het gegeven advies te kunnen verantwoorden bij een klacht of claim.
• De financiële administratie: zeven jaar, zoals de belastingwet voorschrijft.

Deze website

De server waarop de site draait, houdt voor de beveiliging een kort logboek bij met onder meer uw IP-adres en het tijdstip van uw bezoek; dat logboek wordt na korte tijd automatisch gewist.

Geeft u in de melding onderaan het scherm toestemming, dan plaatst de site cookies van Google Analytics (_ga en _ga_<code>, twee jaar). Daarmee ziet het kantoor welke pagina's bezoekers bekijken en hoe vaak er een afspraak wordt aangevraagd, gebeld of geappt. De site gebruikt geen advertentiecookies, en het delen van gegevens voor advertenties (Google-signalen) staat uit. Google bewaart de meetgegevens veertien maanden en kan ze ook buiten de Europese Unie verwerken, onder het EU-VS Data Privacy Framework.

Pas na uw toestemming laadt de site de code van Google. Weigert u, dan gaat er niets naar Google en werkt de site gewoon. Uw keuze wijzigt u op elk moment met de knop Cookievoorkeuren onderaan elke pagina; trekt u toestemming in, dan worden de cookies van Google Analytics verwijderd.

Wat u in het afspraakformulier invult, gaat versleuteld naar het kantoor en komt binnen als e-mail. Geeft u een e-mailadres op, dan krijgt u een bevestiging.

Beveiliging

Polat beschermt uw gegevens met passende maatregelen: de website werkt via een versleutelde verbinding, toegang tot dossiers is beperkt tot wie ze voor het werk nodig heeft, en systemen zijn met wachtwoorden beveiligd. Merkt u dat er iets mis is gegaan met uw gegevens, laat het dan direct weten.

Uw rechten

U mag Polat vragen om:

• uw gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te verbeteren;
• gegevens te verwijderen, als de wet niet vraagt ze te bewaren;
• het gebruik van uw gegevens te beperken;
• uw gegevens over te dragen aan u of een andere partij;
• te stoppen met het gebruik op grond van gerechtvaardigd belang (bezwaar).

Stuur uw verzoek naar info@polatverzekeringen.nl. U krijgt binnen een maand antwoord. Polat kan u vragen om te laten zien wie u bent, zodat uw gegevens niet bij een ander terechtkomen.

Een klacht over privacy

Bent u het niet eens met hoe Polat met uw gegevens omgaat, meld het dan eerst bij het kantoor. Komt u er samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor klachten over het advies zelf geldt de klachtenprocedure van het kantoor.

Wijzigingen

Polat past deze verklaring aan als er iets verandert in hoe het kantoor met gegevens werkt. De datum bovenaan laat zien welke versie u leest.